一、项目启动环节
启动阶段工作一般包括确定项目组织机构、召开启动大会、项目调研。其中,项目机构确定是最重要的,启动大会只是形式。项目调研虽然重要,但由于在调研时,初访者对ERP的认识是很有限的,也不懂软件功能,经常会出现问非所答,所以调研报告的水分是很高的,只能作为实施过程的参考,并不能按调研报告去实施,否则实施过程必会出现过多的反复。调研报告水分高的另一个致命原因是被访者报喜不报忧。
所以该环节主要是确立一个有力的ERP组织机构,记录入档作为将来考核与提拔人才的依据。启动大会是一个隆重的仪式,以示ERP项目正式启动,使各部门知道ERP工作已开展。项目调研作为项目总体进度计划的依据。
二、培训环节
培训工作是渐序前进的ERP认识过程,贯穿于整个ERP实施过程及应用过程。分为顾问对企业的培训及企业内部培训两大类。
-顾问对企业的培训又包括:ERP理念培训、ERP软件功能培训、ERP处理流程培训。
-企业内部培训包括:对最终用户的功能培训和流程培训、对领导的培训。
-某些项目会议也是培训的另一种方式。
特别强调的是在顾问对软件进行培训的时候,项目核心成员必须全过程参与,切忌断章取义,认为只需培训自己关心的某一部份即可,这样会给后期做流程或进行部门间协调时带来障碍。 在对最终用户培训时,尽量做到一次到位,不要培训完了长时间不用又忘记了,必须把握培训时机,并做好考核工作,不过关的或不愿意做该项工作的应及早淘汰。
领导必要的培训不应该缺席,推卸的理由只是间接反映了对项目重视程度。
三、功能模拟环节
功能模拟主要目的是使企业业务与ERP软件联系起来,并从软件中找中合适的途径以实现企业业务处理,这种途径根据ERP的实施和应用程度将有不同的选择。
功能模拟环节必须注意几点:
模拟应该以ERP软件功能为主,在实施顾问的指导下去采集业务进行,而不是由实施人员(项目核心成员)将各部门的业务全部拿过来做模拟,因为部门的某些业务并不需要利用ERP软件功能来实现。
功能模拟环节也应分开阶段,在不同的阶段模拟的内容可能是不一样的,但在层次上会越来越深。
在初期的功能模拟时应把握好模拟深度的控制,既不要太粗,也不要太细,主要的流程走通就可以了,不必细到流程的所有入口及出口,或者期望在模拟阶段就将未来的执行流程全部定好。如果模拟得太细,会拖延实施进度,也会影响效果,容易引起ERP难实施的错觉。如果模拟太粗,只了解软件功能,而不拿实际业务来模拟,相当于只停留在表面,到了开展实际工作时才发现软件与业务没法结合或者不知如何做等问题。
在进行功能模拟时应及时总结处理流程,并形成文档,作为下一步对最终用户培训及系统运作的基础。
四、数据初始化环节
数据初始化环节是ERP实施很重要的环节,初始化数据包括系统参数、静态数据、期初数据。系统参数和静态数据根据不同的软件,格式和内容有较大差异,一般包括:物料资料、供应商资料、客户资料、计量单位及转换资料、会计科目表、会计期及制造期、物料成本及价格资料、各种处理码等等。期初数据主要包括:库存结存(按仓库及货位、可用和不可用分开)、车间在制品(分在制量及在制值)、科目余额、应收余额(分已开票和待开票)、应付余额(分已开票和待开票)、未发货的销售订单、未到货的采购单等。 数据初始化环节必须注意如下几个问题:
系统参数由核心成员负责,设置时必须慎重,应先形成文档,经审核后再输入到系统中,每次修改时,注意关联影响并做好更改记录。
静态数据的收集、整理是一项很烦琐的工作,工作量大,涉及面广。企业管理方式以及企业管理水平的差异,静态数据的完整性也存在着较大的差异。对于静态数据不完整的企业,必须规定格式进行收集;对于已有静态数据的企业(或在旧系统上已使用的)须按照ERP软件要求重新整理,并由部门进行整理,切忌将手工或旧系统的数据提交项目核心组成员整理的方式。数据收集、整理时应在顾问的指导下运用一些技巧,有些可以先输入电脑再打印出来检查,有些必须先形成文档再输入电脑,而不可千篇一律,否则会浪费大量的纸张和人力。
期初数据处理时要考虑期初数据的截数点和时间差,如应收、应付的结帐日期可能与库存的结帐日期差异。录入时也要考虑好顺序。
数据初始化的过程中,必须按天排好进度要求,并落实责任人。但在这过程中,经常会碰到因“特殊”情况而未能按计划执行的,必须及时组织会议,增加人力或加班使计划不受影响。特别是期初数据的收集及录入工作,更不能拖,否则期初又会失去意义了,因为我们都清楚,企业的业务是不能停止的,数据是动态的,如果期初录入拖期,系统只能采用补入期初至当前的发生数,拖期越长补的工作量就会越大,而且还会影响到月底的截数。
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