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文件整理及寄送
来源:优易学 2011-7-29 16:43:40 【
优易学:中国教育考试门户网
】
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当所有基本文件都准备完成后,剩下来的就是整理和寄送了。文件的包装、排序都会影响审查委员的第一印象。至于文件该送到何处?寄送方式?都会影响文件是否能赶在期限之前送达。
A、文件整理:
一份细心整理包装的文件会给人良好的印象,也是一种对观看者的体贴,无形中可增加文件的说服力。但基本上,包装是件费时费工的程序,也没有绝对的准则,应衡量个人的时间、设备、金钱... ,来决定要做到何种程度。毕竟,内容才是最重要的东西,切莫本末倒置!以下就几个步骤说明:
一、用纸:一般以 A4 纸规格列印文件;影印用纸本身因磅数的不同,而有厚薄不同的差异,厚纸较具质感;此外,另有雷射印表机专用的纸张,效果不错。
二、打字、列印:可分为申请表格和自备文件来说明:
1.申请表格:
一般学校都会要求表格要以Print(印刷体)书写或是 Type(打字),以手书写或打字并无硬性规定,若非时间紧迫,最好采用打字。打字机可分为两类:电动打字机和机械式打字机;电动打字机字型漂亮,又多有自动修改功能,非常方便,且又能自行选择调整字距、行距等,故建议:尽量使用电动打字机。
2.自备文件:
此泛指读书计划、履历、论文摘要... 等等自行准备的文件。此类文件多半以电脑的文书排版编辑软体处理之,简单、方便、且修改容易。建议使用编辑软体有Ami Pro 及 Microsoft Word ,此两者都易学且容易上手。排版时的原则:清楚、舒适、美观。列印则以雷射印表机为最隹。
三、排列顺序:有些学校附有 Check List(文件清单),则可按照其顺序排放,再将自己准备的补充文件(如毕业证书等)放在最后。如无,则可自行列印一张清单说明申请学校的名称、附上的文件、科系、及申请入学的时间。文件的排列顺序约如下所示:
1.申请费--汇票(Application Fee--Draft)
2.申请表格(Application Form)
3.读书计画(Statement of Purposes, Study Plan)
4.财力证明(Financial Statement)
5.自传或履历(Autobiography; Resume
6.英文学历证明文件(Diploma; Official Transcripts)
* 在校历年成绩单
* GRE or GMAT 成绩影本
* TOEFL 成绩影本
四、装订:坊间有许多种不同装订工具,可以有柄、无柄夹子固定之,然后套以透明套子。若讲究点则可买每页抽取式的护套装之。
B、寄送方式:
申请文件的的寄送,为了时效性及避免遗失,最好采用快递。一定不会遗失,且快速安全的到达。如果是用一般邮件方式寄送,采称重方式,邮费亦与快递费用相近。
注意事项:
1.申请表格打字前,最好先影印一份表格,预先练习,待无疑问后,再打在正式表格上。
2.有些学校的表格采复写纸一式多份,涂改不易,尤须小心。
3.装订寄送前,将填妥的申请文件及所有相关文件(汇票等)影印存档,以防万一。
4.寄送前应再次检查所有文件是否齐全,并附上Cover Letter。
5.由于每所学校办理入学申请的审核单位不尽相同。所以申请文件依表格所注明,寄至ADMISSION OFFICE 、DEPARTMENT OFFICE,或两处都需寄。
6.申请者应在截止日(Deadline)之前让学校收到完整的申请文件。有些学校即使逾期也接受申请文件,但申请者已失去先机。
7.应届毕业生应先寄大一到大三的成绩。而且一般学校的申请表会要求填写目前修读的课程(或将修读的课程)。
8.如果 TOEFL,GRE 已考过一次,考试的成绩已达到学校要求的标准,就先将成绩寄往学校,如果再考的成绩更好再寄。如果成绩未达申请标准,就该等到成绩进步,到达标准之后再寄。
责任编辑:虫虫
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