1.写清楚收信人的称呼,如:尊敬的xx 先生,xx女士。如果你知道人家的头衔,就写尊敬的xx 董事长,xx经理,或 xx教授, xx博士,等等。如果你不清楚人家的头衔,宁可称呼高一点(但也不要过分抬高),也不能直呼其名。特别要注意的是,不能称呼头衔和名字,而是头衔和姓氏。比较熟悉的人例外:在英文中,常用Dear xx, 这里 xx表示比较熟悉的人的名字。中国人对Dear 的理解,与外国人不一样,这里Dear 仅仅是一种习惯的写法,表示尊敬,并没有象中国人所理解的有一定亲密往来关系的“亲爱的”的意思。
2.在信的正文中,将你想要说的话写清楚。最后留下有效的联系方式,如电话号码,E-mail地址等。许多人用的是免费邮件信箱,往往回复时,信箱已被撤消,导致收不到回音。
3.一定要在信中写上你的真实姓名,你是干什么的,作一点简介,这是真诚与人交往的起码条件。否则,你就很难指望收到对方的回复。英文信的署名, 一般是:对熟人就写: Yours mmm. 这里 mmm 表示名字,不是你的姓氏。
对不熟悉的人一般写:Sincerely yours XXX, 这里XXX表示你的姓与名。
4.无论是请求帮助,还是提供信息,都不要弄虚作假,更不要欺骗对方。现在的不少广告,之所以不受欢迎,其原因之一就是虚假成分太多。另外,垃圾邮件, 也很耗费时间, 所以, 人们往往会不理睬, 最简单的办法就是删掉,只用一秒钟时间。希望你的邮件不要由于你的失误而被当成垃圾邮件而删掉。
如果你做到了以上几点,那么你收到回音的希望就可能大一点,否则,可能有点渺茫。
另外,要注意个人资料的保密性,不要上当受骗,千万别让你的诚实被他人利用,并给你带来不必要的麻烦。